お疲れさまです！ ウルスです。今日は「依頼メールの書き方」についてかきたい。
社会人になると連絡手段としてメールでやり取りすることが多くなります。SlackやTeamsなどのビジネスチャットシステムを導入する会社が多い中、ビジネスの連絡手段としてのメールは高い地位を占めています。ビジネスメールを内容で大別すると
・依頼メール
・連絡メール
の2種類に分類されます。今回は2種類の内、仕事を依頼するためのメール、依頼メールの書き方に関して解説します。
依頼メールの一番の目的
依頼メールの一番の目的は
メール受信者があなたの依頼メールを読んで依頼内容を実施してもらい成果物を出してもらうこと
です。
今回はサンプルメールとして下記のような他社の担当者に依頼するメールを参考に解説していきます。
[依頼]○○プロジェクト 見積もり依頼の件
××商事
△△様
いつもお世話になっております。
■■株式会社のウルスです。
表題の件ですが、添付の仕様書をご確認のうえ見積書の提出をお願いします。
希望納期：7月3日（金）17時まで
[備考]
・以前依頼した**プロジェクトと同じ内容です。
・プロジェクト開始が10月1日のため、9月25日までに納入対応可能かどうかご確認願います。
以上ご提出よろしくお願いいたします。
■■株式会社 ウルス
件名を具体的にする
僕は依頼メールを書くときに件名を書くときは下記2点を意識して書いています。
相手に仕事内容をイメージしてもらえるような件名
メールの受け取り側は受信箱を開いた瞬間、個々のメールを今すぐ読むべきか、後で読むべきかの選別を始めます。
件名は具体的に書くことで、相手に仕事内容をイメージしてもらい自分の依頼メールを早く読んでもらうようにするのです。
日本ビジネスメール協会が行ったビジネスメール実態調査2020年によると1日平均は送信「14.06通」、受信「50.12通」となっています。
ビジネスメール実態調査2020
メールの返信を4時間よりも長い時間待てない...
businessmail.or.jp
この約50通の中にあなたのメールが埋もれないようにしなければなりません。そのためにも件名を具体的にする必要があるのです。
サンプルメールの「見積もり依頼の件」が該当します
後で検索しやすい件名
検索しやすいワードを件名に入れることで相手も自分も後から、そのメールを見つけやすくするということを意識すべきです。
仕事内容によっては数か月、数年単位で行うものもあるため、あとでメール内容を確認する必要が発生する場合もあると思います。
日々溜まっていく受信メールの中から何の手掛かりもなくメールを探すことは時間の浪費につながります。
サンプルメールの「[依頼]」と「○○プロジェクト」が該当します
依頼内容を一文目に書く
サンプルメールのように名乗った後に、いきなり依頼内容を述べます。
上記でも述べた通り、多くのビジネスパーソンは1日平均50通メールを受信しています。
そのためすぐに依頼内容が確認できないメールは閲覧ウィンドウを閉じられて後回しにされる可能性があります。
それを避けるため、依頼内容がすぐに目に入ってくるようになるべく冒頭に依頼内容を述べる必要があります。
備考欄を設け補足説明を書く
補足説明が必要な場合は備考欄を設けて箇条書きで説明しましょう。
また補足説明以外にも相手が仕事に取り掛かりやすいような情報を書いてあげると、すぐに対応してもらえる可能性が高くなります。
またこちらから依頼した仕事をメールの受信者が行うとは限りません。メールの受信者が同僚や部下に仕事を振る可能性もあります。
その場合、あなたが書いた依頼メールを基に仕事の指示が行われます。
受信者が他者に説明しやすくなるような情報を入れておいてあげると、すぐに対応してもらえる可能性が高くなります。
まとめ
今回は依頼メールで気を付けるべきポイントをまとめました。特に大事なのは冒頭でも述べた依頼メールの目的
「メール受信者があなたの依頼メールを読んで依頼内容を実施してもらい成果物を出してもらうこと」
を忘れないことです。これは社内、社外問わず大事なことです。
この大事なポイントを忘れなければ質の高い依頼メールが作成できます。
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